Für den Arbeitsprozess werden einige Aufgaben vorher rotierend festgelegt. Bei KoBeSu sind dies: Moderator, Zeitnehmer, Gastgeber und ein Wadenbeißer, der an abgesprochene Regeln und Kommunikationsformen erinnert. Das Logbuch ist für Daten und Fakten während ein persönliches Protokoll subjektive Sichtweisen und Gedanken festhält. Die Ratsuchende kann sich auch einen persönlichen Sekretär wünschen.
Eine Besonderheit im KoBeSu Prozess ist die Störungskarte. Sie stellt für die Ratsuchende so etwas dar wie eine Notbremse. 
Fühlt sie sich im Beratungsprozess an der konstruktiven Weiterarbeit gestört, ermöglicht die Störungskarte das Anmelden der Störung. Im Sinne der Regel „Störungen haben Vorrang“ aus der Themenzentrierten Interaktion (R. Cohn) kann dann die Störung so leichter bearbeitet werden.
In einem Team/Gruppe läßt sich erfolgreicher arbeiten, wenn die Gesamtverantwortung für das Gelingen der Team-/Gruppensitzung auf mehrere Personen verteilt wird. Dabei werden einzelne Verantwortungsbereiche ausgegliedert und die Aufgaben an unterschiedliche Gruppenmitglieder verteilt. Wichtig ist, dass durch ein Rotationsprinzip die verschiedenen Aufgaben gleichmäßig verteilt werden. So tragen mehrere Gruppenmitglieder die Verantwortung für einen überschaubaren Bereich. Die Einzelaufgabe ist überschaubar und überfordert nicht. Zugleich kann sich jedes Gruppenmitglied entlastet fühlen, nicht für vieles verantwortlich zu sein. Das Rotationsprinzip ist wichtig, um möglichen Hirarchiebildungen vorzubeugen.
Folgende Aufgabenverteilungen sind sinnvoll:
- Gastgeber – sorgt für günstige äußere Rahmenbedingungen
- Moderator – fühlt sich für den Ablauf der Gruppenarbeit besonders verantwortlich, moderiert die Gruppe, versucht den Arbeitsprozess zu strukturieren und ergreift immer wieder Initiative.
- Zeitwächter – achtet auf das Einhalten der Zeiten (auch Pausenzeiten), achtet darauf, mit der Zeit ökonomisch umzugehen, erinnert ab und zu an die noch zur Verfügung stehende Zeit. Stützt insgesamt die Chairperson.
- Logbuch – hält das von der Gruppe Erarbeitete fest. Stellt ggf. die Arbeitsergebnisse vor. Notiert Beschlüsse und Vereinbarungen des Teams / der Gruppe und trägt dadurch zur Kontinuität und Verbindlichkeit der gemeinsamen Arbeit bei.
- Persönliches Protokoll – In Ergänzung zum Logbuch schreibt der persönliche Protokollant seine subjektiven, auch emotionalen Eindrücke von dem Treffen auf und liest sie zu Beginn der nächsten Sitzung vor. Damit ruft er den anderen Personen die vergangene Sitzung viel deutlicher in Erinnerung als durch ein reguläres Protokoll. Außerdem unterstützt er dadurch die Praxis der Selbstkundgabe in der Gruppe.
- Wadenbeißer – achtet auf die Einhaltung gemeinsam verabredeter (Gesprächs-) Regeln.
- Fragen- und Problemspeicher – Der Verwalter merkt sich Themen und Probleme, die nicht behandelt werden konnten und bringt sie in angemessenen Abständen in Erinnerung. (keine Rotation)
Die Aufgabenverteilung läßt sich durch Piktogramme stützen. So wird deutlich, dass einige Gruppenmitglieder aus ihrer Funktion Beiträge bringen. Das entlastet möglicherweise die Beziehungsebene. Beiträge aus ungeliebten Funktionen, wie Zeitwächter und Wadenbeißer erscheinen dann nicht als Nörgelei an der Gruppenarbeit. Ihre Erinnerung an Absprachen entspricht ihrer Funktion.
Es müssen nicht immer alle Aufgaben verteilt werden. Wichtig sind in erster Linie die Moderation und eine Form Arbeitsergebnisse festzuhalten und ggf. der Gastgeber. Die anderen Aufgaben sollten jedoch nicht aus dem Blickfeld verschwinden.
Störungen haben Vorrang
Störungen hindern einzelne Gruppenmitglieder an erfolgreicher Mitarbeit. Deshalb ist es günstig, Störungen anzumelden und zu bearbeiten. Ein Hilfsmittel dazu kann beispielsweise ein roter Punkt sein. Störungen können in einer Person liegen (müde, Zigarette fehlt), von außen kommen (Lärm, Zugluft) oder zwischen Personen sein (Mißverständnisse, Kränkung). Je ausführlicher die betroffenen Personen über ihre Störung berichten, desto größer sind die Chancen für eine angemessene Lösung.
Beziehungsebene entlasten
Die Beziehung zwischen Menschen ist sehr empfindlich. Verletzungen, Kränkungen, Missverständnisse können das Arbeits-Klima vergiften.
Im Sinne von Konfliktvorbeugung ist die Selbstkundgabe der Gruppenmitglieder wichtig. Dies kann durch Blitzlichter, Sprechsteinrunden und Persönliche Protokolle erfolgen. Deutlich werden dabei Hintergründe und persönliche Sichtweisen, die das Verständnis füreinander fördern.
Selbstkundgabe wird auch über die TZI-Regeln: „Sprich per ich und nicht per man!“ und „Wenn Du Fragen stellst, dann erläutere Deinen persönlichen Hintergrund dazu!“ erreicht.
Rückmeldungen können verletzen! Fragen Sie, ob Ihre Rückmeldung erwünscht ist. Beschreiben Sie so genau wie möglich. Vermeiden Sie Interpretationen. Geben Sie die Rückmeldung dosiert. Wenn Sie eine Rückmeldung erhalten, versuchen Sie erst zuzuhören, dann ggf. von Ihren Gefühlen zu sprechen, die durch die Rückmeldung ausgelöst wurden, erst dann gehen Sie auf den Inhalt ein.
In Auseinandersetzungen folgen Sie bitte der Handlungsregel: Verstehen vor Konfrontation. Also erst zuhören und den Gesprächspartner in persönlichen und subjektiven Bezügen (einschließlich Gefühle) verstehen und respektieren, dann konfrontieren.